Chief of Staff (m/w/d) - Software Startup at Mateo

Über uns

Wir bei hellomateo machen den Mittelstand wettbewerbsfähig, indem wir seine Kundenbeziehung durch ein persönliches Kommunikationserlebnis stärken. Über 2.000 Unternehmen wie Rock am Ring, Grohe, Vero Moda, R+V und die Sparkasse setzen bereits auf hellomateo. In den letzten zwei Jahren sind wir um das 4-Fache gewachsen - und das ist erst der Anfang.

Für dieses nächste Kapitel suchen wir einen Chief of Staff (m/w/d): Du hältst den Führungsrhythmus des Unternehmens am Laufen, bringst strategische Projekte eigenverantwortlich zum Abschluss und treibst gemeinsam mit dem Founderteam den Go-to-Market voran, um unsere Wachstumsziele zu erreichen. Perspektivisch entwickelt sich diese Rolle Richtung Chief Revenue Officer bei hellomateo.

Ihre Aufgaben

• Go To Market Orchestrierung: Du verstehst die GTM DNA von hellomateo, unterstützt aktiv bei der Erreichung der Wachstumsziele und entwickelst dich perspektivisch zum CRO
  
• Operating Cadence / Meeting-Architektur: Du trägst die Ownership für den Führungsrhythmus des Unternehmens – Jour Fixes, Leadership Meetings, Quartalsplanung. Du bereitest Agenden vor, hältst Entscheidungen fest und verfolgst Action Items konsequent nach
• Tägliche Begleitung der Geschäftsführung: Du begleitest den CEO im Tagesgeschäft, organisierst und begleitest Partnertermine und übernimmst ad-hoc operative Themen
• Strategische Projekte End-to-End: Du übernimmst strategisch wichtige Projekte der Geschäftsführung und führst sie eigenverantwortlich zum Abschluss – von der Problemdefinition über Analyse und Entscheidungsvorlage bis zur Implementierung. Du trägst die Ownership für das Ergebnis
• Verlängerter Arm der Geschäftsführung: Du handelst im Auftrag und mit Weisungsbefugnis der Geschäftsführung, vertrittst ihre Entscheidungen nach innen, bereitest Entscheidungen vor und sorgst für deren konsequente Umsetzung im Unternehmen.

Ihr Profil

• Du hast 3–4 Jahre Berufserfahrung – idealerweise in einem Startup oder Scale-up, wo du eigenverantwortlich Projekte vorangetrieben und schnell Verantwortung übernommen hast
• Du verstehst Commercial Zusammenhänge - idealerweise hast du schon Erfahrungen im Vertrieb, Partner Management oder ähnliche gesammelt
• Du denkst und arbeitest strukturiert – du übersetzt komplexe Themen in klare Prioritäten, Agenden und Entscheidungsvorlagen
• Du bist Umsetzer:in, nicht Beobachter:in – du übernimmst Projekte end-to-end, von der Problemdefinition bis zur Implementierung, ohne dass man dir hinterherlaufen muss
• Du kommunizierst klar und diskret – du bewegst dich souverän zwischen Geschäftsführung, Team und externen Stakeholdern und behältst dabei Vertraulichkeit im Blick
• Du bist belastbar und flexibel – die Rolle ist nicht durch ein festes Aufgabenset definiert, sondern durch das, was gerade am wichtigsten ist. Das macht dir Spaß, nicht Stress
• Du sprichst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und Englisch auf C1-Niveau.

Nice to have

• Du hast praktische Erfahrung mit Workflow-Automation (n8n, Zapier, Make o. ä.) und nutzt Tools wie Claude Code aktiv, um Prozesse selbst zu bauen statt nur zu beschreiben.

Warum wir?

• Hypergrowth-Umfeld: Erlebe hautnah, wie ein B2B-SaaS-Startup wirklich skaliert – inklusive aller Entscheidungen, die dabei getroffen werden müssen
• Attraktives Paket: Kompetitive Vergütungsstruktur + VSOP – du wirst am Erfolg beteiligt, den du mit aufbaust
• Unser Wir-Gefühl: Ob jährliches Offsite, Company Anniversary oder Weihnachtsfeier – wir lieben Teamevents jeglicher Form und finden uns zudem Bi-Weekly zum Team-Frühstück oder Team-Lunch zusammen
• Benefits: Wähle zwischen Wellhub oder Deutschlandticket-Zuschuss
• Persönliches Wachstum: Weiterbildungsbudget für Kurse, Konferenzen oder Zertifizierungen
• Vergütung, die mit der Leistung mitwächst: Wir vertagen Gehaltsthemen nicht auf unbestimmte Zeit, sondern verfolgen feste Gehaltsrunden pro Jahr

Hier eine kurze Office Tour mit unserem CEO & Co-Founder Christian
https://www.youtube.com/watch?v=5u69US3abu0

Der Recruiting Prozess

1. 20 Min People Call - Erstes Kennenlernen mit Sarah
2. 30 Min Founder Call - Erstes Kennenlernen mit Christian
3. 60 Min Case Study - Vor Ort im Office in Berlin mit Christian
4. 30 Min Founder Call - Kennenlernen mit Domenik
5. Ref-Call mit vorherigem Arbeitgeber
6. Offer – Wir besprechen in Ruhe die genauen Details